Após diversos escândalos de corrupção e outros tipos de condutas antiéticas, as empresas brasileiras se preocupam cada vez mais em manter um ambiente de trabalho saudável, respeitando as diferenças, priorizando a ética e a boa conduta nas relações entre funcionários, clientes e fornecedores.
Para que isso aconteça as empresas precisam estar em conformidade (Compliance) com as normas e regulamentos relacionados às suas atividades empresariais, de preferência com um bom Programa de Compliance implementado.
Figurando com um dos mais importantes pilares de um Programa de Compliance ou Programa de Integridade, o Canal de Denúncias é, sem dúvida, a principal ferramenta utilizada pelas corporações para detecção de fraudes ou quaisquer outros desvios de conduta, não só no Brasil como no mundo.
Inúmeros estudos comprovam a importância de estruturar nas organizações um canal de comunicações que assegure a proteção de denunciantes que, de boa-fé, queiram comunicar o conhecimento de práticas ilícitas ou simplesmente a intenção dessas práticas. Mesmo que haja apenas um indício de ilicitude, o incentivo a comunicação e a garantia de proteção ao denunciante é o que permitirá à pessoa, não importa se funcionário, fornecedor, cliente, concorrente ou quem quer que seja, dê conhecimento das informações, com razoável conforto, à empresa envolvida.
Muitas empresas, principalmente estrangeiras, chegam a oferecer recompensas à denunciantes que trazem informações relevantes de fraudes ou desvios de condutas, uma vez que é sabido o quão valioso pode ser este tipo de informação quando antecipada aos órgãos de administração da empresa.
É a partir das denúncias que se iniciam os processos de investigação, onde se cruzam os dados, entrevistam-se pessoas, pesquisam-se documentos, registros, rastreiam-se arquivos, ativos, informações; enfim, é a partir das denúncias que vem a luz os fatos e ilícitos.
Além de condições favoráveis e de incentivo ao denunciante, o fomento da cultura de Compliance e o comprometimento da direção com as questões de integridade são fatores essenciais para alavancar a conduta ética exigida de todos os colaboradores e requeridas do mercado e sociedade em geral.
Frequentemente lemos na mídia situações de empresas cujos profissionais são envolvidos em acusações de assédio moral ou sexual.. Certamente, situações como essas ocorrem à revelia da Alta Administração, sendo desencadeadas por comportamentos questionáveis de determinados funcionários, geralmente em cargos de chefia. Outra situação conhecida são os casos de fraude, que demoram bastante a serem descobertos e geram prejuízos financeiros incalculáveis às Organizações.
Para minimizar essa situação, muitas empresas têm buscado instrumentos de gestão que assegurem o desenvolvimento de um ambiente corporativo ético, transparente e que contemple o respeito aos seus valores e a aderência às regras e procedimentos nas operações do dia a dia.
A principal ferramenta adotada pelas empresas nesses casos é o desenvolvimento e implantação de um Código de Ética e Conduta aliado à implantação de um Canal de Ética (ou Canal de Denúncia, como é comumente conhecido).
O Código de Ética e Conduta esclarece para os diversos públicos que se relacionam com a empresa o que é aceitável e o que não é no ambiente corporativo e nas relações de negócio. Como exemplos, podemos citar: proibição de recebimento de presentes e favores de pessoas que se relacionam com a empresa em valores que fogem a um limite razoável (algumas empresas estipulam limites para essas situações nos seus códigos de ética como um teto de R$ 100); compradores da empresa não devem possuir relações de amizade com fornecedores com os quais são responsáveis pelas aquisições dos produtos ou serviços; funcionários com cargo de liderança não estão autorizados a pedir favores pessoais a seus subordinados, evitando misturar a relação profissional com situações de cunho pessoal.
Porém, ter um Código de Ética e Conduta sem o suporte de um Canal de Denúncia torna o Código inócuo. O Canal de Denúncia é a ferramenta pela qual funcionários, fornecedores e clientes, uma vez conhecendo o Código de Ética e Conduta, poderão fazer seus relatos sempre que identificarem que alguém avançou o sinal vermelho e ultrapassou as barreiras estabelecidas pela empresa. O Canal de Denúncia permite eliminar a distância entre a Alta Administração e a operação do dia a dia.
Ele possibilita o reporte imediato de situações que possam vir a causar relevantes perdas financeiras e danos à imagem da companhia (assédio moral e sexual, discriminação, dentre outros) e a adoção de medidas tempestivas de correção pela Alta Administração dos desvios de conduta reportados.
O Canal de Denúncias permite que os relatos possam ser comunicados a qualquer tempo por funcionários, fornecedores ou clientes, por meio dos diversos canais de comunicação disponíveis (telefone, internet, e-mail), assegurando o anonimato ao denunciante sempre que este desejar não se identificar.
As denúncias podem ser recebidas por um comitê de ética, que deve estar ligado ao acionista ou seus representantes (Conselho de Administração). O comitê de ética é quem decidirá se irá investigar a denúncia, acionando nestes casos, por exemplo, a Auditoria Interna.
Um outro ponto importante é a possibilidade do Canal de Denúncias ser independente, ou seja, operado por uma entidade externa à empresa (fornecedor especializado nesse tipo de serviço).
No caso da Mestra Consultoria, além da tecnologia para o registro das denúncias via portal/website do cliente ou ligação gratuita 0800, os serviços contemplam a análise da denúncia por especialistas e o tratamento imparcial de acordo com as especificidades de cada caso. Esse aspecto fornece mais segurança ao denunciante, pois toda a captura e análise da denúncia ocorre fora dos limites da organização, garantindo uma análise isenta e profissional, preservando o anonimato do denunciante, sem riscos de retaliação.
A exemplo de países como os Estados Unidos e o Reino Unido, que possuem legislação específica que obriga empresas de capital aberto a manterem canais para o recebimento de denúncias, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), por meio da Instrução CVM 509, definiu que as empresas de capital aberto no Brasil devem possuir meios para receber denúncias, inclusive sigilosas, internas e externas à companhia. Essa definição representa um avanço importante nas práticas de Governança Corporativa e nos esforços das empresas para detecção e tratamento de desvios de conduta e situações de fraude.
